つくるフェーズ
Task Flow Manager 依頼が散らからないフォーム連携管理システム
メール・口頭・チャットで散らばる依頼を一本化し、担当振り分けまでスムーズにします。
Googleフォームなどの入力フォームから依頼内容を受け付け、Backlogなどのタスク管理ツールへ自動登録し、担当振り分け・進行管理・通知までつなげる業務効率化システムです。
口頭依頼、チャット依頼、メール依頼など、散らばりやすい業務依頼を一元化し、チームで管理しやすい状態をつくります。
よくある課題
日々の業務現場では、こんなお悩みが発生しやすくなります。
- 依頼が口頭・メール・チャットに分散している
- 誰が対応する案件なのか分からない
- 対応漏れ・確認漏れが起きる
- 緊急案件に埋もれて通常案件が見えなくなる
- 担当振り分けが属人化している
- 進捗確認のたびに個別確認が必要になる
依頼が増えるほど、管理コストも増えていきます。
この仕組みでできること
フォームから受け付けた依頼を、そのままbacklog（タスク管理ツール）へ連携できます。
- 依頼入力
- タスク自動登録
- 一覧管理
- 担当振り分け
- 進行開始
- 通知共有
依頼受付から着手までの流れをスムーズに整えます。
実際の運用イメージ
1. 依頼者はフォームから入力するだけ
共有されたGoogleフォームから、
- 更新依頼
- 修正依頼
- 制作依頼
- 調査依頼
- 保守依頼
などを送信します。
依頼者は管理ツールへ直接ログインする必要はありません。
2. Backlogなどへ自動登録
送信された内容は、タスク管理ツールへ自動で登録されます。
案件名・内容・希望納期・依頼者・優先度なども整理された状態で一覧化できます。
3. 定例ミーティングで整理しやすい
蓄積された依頼を、毎週の定例会議などで確認します。
- 優先順位
- 担当者
- 納期
- 工数
- 対応可否
をチームで判断しながら振り分けられます。
4. 担当決定後に進行開始
担当者を設定し、ステータスを変更することで着手開始。
ステータスに応じて、Slack・Chatwork・メールなどへの通知連携も可能です。
Before / After
導入前は、依頼が各所に分散し、担当不明や漏れが起こりやすい状態です。
導入後は、フォームで受け付けた依頼を一元管理し、担当振り分け・共有までスムーズに行えます。
この仕組みのメリット
- 依頼窓口を一本化
- 依頼方法が統一され、社内外から依頼しやすくなります。
- 対応漏れを防止
- 口頭・チャット依頼のような埋もれを防ぎ、見落としをなくします。
- チームで平準化しやすい
- 案件を見ながら担当振り分けできるため、負荷分散しやすくなります。
- 見える化できる
- 未対応件数、進行中案件、担当偏りなどが把握しやすくなります。
- 低コストで導入
- 既存ツールを活用するため、運用コストを低く抑えることができます。
- カスタマイズ可能
- Google Apps Script やAPI連携により、自社運用に合わせて拡張可能です。
こんな会社におすすめです
- 制作会社
- 更新依頼が多い企業
- 複数担当者で依頼を回している会社
- 保守業務が多い会社
- 社内情シス部門
- マーケティング部門
- 店舗本部・FC本部
対応ツール例
- Googleフォーム
- Backlog
- Slack
- Chatwork
- Gmail
- Googleスプレッドシート
- LINE WORKS
- その他API対応サービス
Flying High Works の考え方
私たちは、ただフォームを作るだけではなく、
- 受付しやすい
- 管理しやすい
- 回しやすい
- 育てやすい
現場で使い続けられる仕組みづくりを大切にしています。
ご相談ください
- Backlogをもっと活用したい
- 依頼受付を整理したい
- 社内タスク運用を効率化したい
- 今の業務フローに合わせて自動化したい
そんなご相談も歓迎しています。
自社の業務フローに合わせて、
Googleフォーム・Backlog・Slack・LINE WORKS などを組み合わせた
運用コストの低い業務改善ツールをご提案できます。