APPLICATION FLOW 採択前に制作を始めないための工程を組む
補助金を利用する案件では、通常のWeb制作に「制度確認・申請・交付決定・実績報告」が加わります。
相談や見積作成は申請前に行えても、契約、発注、制作着手、支払いが認められる時期は制度ごとに異なります。公募要領を基準に工程を組みます。
BEFORE APPLICATION 申請前に、制作の目的と範囲を決める
- 誰に何を伝え、どの行動につなげるサイトか
- 新規制作、リニューアル、EC、採用、業務システムのどれか
- 必要なページ、機能、外部サービス、データ移行
- 概算費用と、補助金なしでも実施できる予算
- 希望公開日と、実績報告の期限
- 社内の申請担当、制作担当、承認者
申請書の事業計画と、制作会社への依頼内容がずれていると、実績報告で説明しにくくなります。初期段階で目的・成果・制作範囲を同じ言葉に揃えます。
9 STEPS 申請から補助金入金までの基本的な流れ
実際の名称と順番は制度ごとに異なります。以下は一般的な確認用の流れです。
01｜制度確認
対象事業者、対象経費、公募期間、補助率、上限額、事前相談の有無を確認します。
02｜制作範囲と見積
目的、ページ、機能、制作期間を整理し、対象経費を確認しやすい内訳で見積を作ります。
03｜申請
事業計画、見積書、決算書、会社情報など、制度が指定する書類を提出します。
04｜採択・交付決定
採択だけで着手できるとは限りません。交付決定通知と、事業開始可能日を確認します。
05｜契約・制作
認められた期間内に契約・発注し、設計、デザイン、実装、原稿、撮影などを進めます。
06｜納品・検収
成果物、機能、公開状態を確認し、納品日・検収日・利用開始日を記録します。
07｜支払い
事業期間内に請求を受け、指定された方法で全額を支払います。現金払いが認められない場合があります。
08｜実績報告
契約書、請求書、振込記録、成果物、画面、公開URLなどを提出します。
09｜確定・入金
報告内容の審査後に交付額が確定し、請求手続きを経て補助金が入金されます。
CASH FLOW 補助金は、制作費を支払った後に入る
制作費150万円・補助率2分の1の例
- 制作会社へ支払う金額：150万円
- 補助対象として認められた経費：150万円
- 補助金の確定額：75万円
- 最終的な自己負担：75万円
審査で一部経費が対象外になれば、補助金額は少なくなります。
先に準備する資金
補助金入金までの間は、制作費150万円を自社で用意します。消費税が補助対象外となる制度、入金まで数か月かかる制度もあるため、運転資金と分けて確認します。
PROJECT SCHEDULE 制作期間3～6か月を、事業期間内に収める
FHWの標準的な制作期間は3～6か月です。これに制度確認、申請、審査、交付決定、実績報告が加わります。公募開始後に初めて相談すると、希望公開日や報告期限に間に合わない場合があります。
- 公募前：目的整理、制度候補の確認、概算見積
- 公募期間：要件確定、申請書類、相見積、社内承認
- 交付決定後：契約、設計、デザイン、実装、素材制作
- 完了期限前：テスト、納品、検収、支払い
- 報告期限前：証憑・成果物の整理、実績報告
ROLE SHARING 申請者・専門家・制作会社の役割を分ける
お客様
- 制度の申請主体
- 事業計画と数値目標
- 社内承認と資金準備
- 契約・支払い・実績報告
税理士・行政書士等
- 会計・税務上の確認
- 申請書類や制度要件の支援
- 補助金収入の処理
- 必要に応じた専門的助言
FHW
- 目的と制作範囲の整理
- 内訳の分かる見積書
- 現実的な制作日程
- 成果物・納品資料の整理
FHWは制度の採択や補助金額を保証する立場ではありません。制作内容を具体化し、制度窓口や専門家へ確認しやすい資料を整えます。
EVIDENCE 制作中から、実績報告に必要な記録を残す
- 公募要領と交付決定通知
- 相見積・見積書・見積内訳
- 契約書・発注書・受注書
- 制作スケジュールと打ち合わせ記録
- 納品物、公開URL、管理画面、機能の画面
- 納品書・検収書・請求書
- 銀行振込の記録
- 変更内容と承認記録
- 申請前に目的と範囲を整理する
- 交付決定前の着手条件を確認する
- 制作費全額の資金を準備する
- 制作中から証憑を保存する