某サービス企業 全国展開ドラッグストア向け 備品受発注・配送管理システム構築

全国の店舗から発生する備品注文に対して、注文内容の確認、出荷元の判断、在庫確認、配送データの作成など、多くの作業がExcelや口頭で行われていました。
店舗や商品によって、出荷する倉庫、直送の有無、数量変更、代替商品、確認事項などの条件が異なり、担当者の経験や判断に依存する部分が多いことが課題でした。
法人向け通販サービスから提供されるCSVをもとに、注文データを正確に分類し、全国の店舗への出荷状況まで管理できる仕組みが求められました。

既存の業務フローを一つずつ整理し、担当者が日常的に行っていた判断をチェックルールとしてシステムへ落とし込みました。
注文CSVの取込時に、店舗コード、商品コード、注文数量、登録状況などを自動確認。未登録店舗、確認対象商品、数量超過、代替商品、注意が必要な店舗などを検出し、担当者が対応すべきデータを分かりやすく抽出できるようにしています。
さらに、店舗の管轄センターと出荷倉庫を判定し、倉庫や配送方法ごとに必要なCSV・Excel・PDFを生成できる構成としました。

全国の店舗から発生する備品注文について、注文データの取込、内容確認、在庫確認、出荷元の判定、配送データの作成、出荷・店舗到着の確認までを一元化しました。
特に難易度が高かったのは、それまで担当者の経験や口頭確認で処理されていた多数の例外条件を整理し、システム上の判定ルールとして実装した点です。
単に作業をデジタル化するだけでなく、業務の流れと判断基準そのものを再整理した業務改善システムです。

注文CSV取込 / 文字コード変換 / 店舗・商品情報の照合 / 未登録店舗の検出 / 注文数量チェック / 注文数量の変更・キャンセル管理 / 追加注文管理 / 代替商品管理 / 注意対象店舗・商品の管理 / 管轄センター判定 / 出荷倉庫への振り分け / 在庫管理・在庫履歴 / 出荷実績との突合 / 店舗到着実績との突合 / CSV・Excel・PDF生成 / 配送・発注用ファイル管理 / 数量変更メール / ファイル送信メール / 処理履歴管理 / ユーザー・権限管理

法人向け通販サービス「ソロエルアリーナ（ASKUL）」から出力される注文CSVを取り込み、システム内の店舗・商品・倉庫・在庫情報と照合しています。
また、各倉庫から提供される在庫データ、出荷実績データ、店舗到着データを取り込み、注文数・出荷数・到着数の差異を確認できるようにしています。
API連携ではなく、複数形式のCSVファイルを介したデータ連携です。

大量の注文データを、店舗・商品・管轄センター・倉庫単位で整理し、担当者が確認を必要とするデータへすぐにたどり着けるようにしました。
未対応、確認済み、数量変更、追加注文などの状態を保持し、途中まで進めた作業を継続できる構成です。
出力ファイルは、元データや修正状況が更新された場合に再生成でき、過去の注文、在庫、出荷状況も履歴から確認できます。倉庫の休日や配送日数も考慮し、実際の運用日程に合わせて出荷・店舗到着データを照合しています。

単純なCSV取込ではなく、店舗、商品、在庫、倉庫、管轄センター、出荷実績、店舗到着実績など、複数のデータを突き合わせる必要があるシステムでした。
これまで担当者がExcelや口頭で判断していた条件をヒアリングし、チェック処理として段階的に実装しています。
注文内容の修正や追加注文にも対応し、修正後の数量を出力データへ反映できるようにしました。また、処理結果や過去データを追跡できるようにし、日々の業務で問題が起きた際に確認しやすい構成としています。