某サービス企業 複雑な勤務・設備条件に対応したパーソナルジム予約システム構築

従来は一般的な予約サービスを利用していましたが、継続的な月額費用が発生することに加え、店舗独自の運用条件に合わせにくいことが課題でした。
トレーナーごとに対応できるサービスが異なり、勤務シフト、店舗の休業日、既存予約、施設内の設備数なども考慮する必要がありました。
また、トレーナー全員が施術やトレーニングへ入ってしまわないよう、店舗の受付に必ずスタッフを一人残す必要がありました。
こうした複数の条件を満たした時間だけを予約可能枠として表示する、店舗専用の予約管理システムが求められました。

一般的な予約サービスに店舗の運用を合わせるのではなく、実際の業務ルールに合わせた専用システムをご提案しました。
トレーナーの勤務シフト、対応可能なサービス、既存予約、店舗休業日、受付人員、設備の利用状況などを確認し、すべての条件を満たした時間だけを予約カレンダーに表示します。
会員はマイページからサービス、トレーナー、利用時間、予約日を選択でき、予約内容の確認・変更を行えます。
管理者向けには、日別・月別カレンダー、会員管理、トレーナーのシフト管理、予約管理など、店舗運営に必要な機能をまとめました。

約100名の会員と約10名のトレーナーを対象に、店舗固有の運用ルールへ対応した予約管理システムを構築しました。
空いているトレーナーを探すだけでなく、勤務状況、対応できるサービス、受付人員、設備数など、店舗全体の運営状況を考慮して予約可否を判定します。
既存の汎用予約サービスから専用システムへ切り替えることで、継続的な利用料金を見直しながら、実際の店舗運営に合った予約管理を実現しました。

会員管理 / 会員マイページ / トレーナー管理 / トレーナー別対応サービス設定 / 勤務シフト管理 / 店舗休業日管理 / 日別・月別予約カレンダー / 15分単位の予約可能枠判定 / 予約登録・変更・キャンセル / 連続サービス予約 / 受付人員を考慮した予約制御 / トレーナー・コンディショナー人数制御 / ベッド利用数制御 / 回数券・利用履歴管理 / 予約確認メール / QRコード受付 / トレーナー入退店管理 / お知らせ・FAQ・サービス情報管理 / ユーザー権限管理

Google Calendar APIから日本の祝日情報を取得し、カレンダーや店舗営業日の判定に利用しています。
予約登録・変更時には、会員と管理者へ予約内容をメールで通知します。
オンライン決済サービスとの連携は行っていません。

予約可能枠の判定に必要な勤務シフト、既存予約、設備利用数などを事前に集計し、会員が選択した条件に応じて予約可能な時間を提示する構成としました。
日別・月別の管理カレンダーを用意し、管理者が店舗全体の予約状況を把握できるようにしています。
予約の追加・変更・キャンセル後には利用人数を再集計し、以降の予約可否へ反映します。トレーナーのシフトや店舗休業日も管理画面から設定でき、日々の運用変更に対応できます。

実際のトレーニング環境やトレーナーの雰囲気が伝わるよう、Webサイトで使用する写真撮影も弊社で担当しました。
サービス内容だけでなく、施設の様子やトレーナーの人柄が伝わる構成とし、初めて利用する方の不安を軽減できるWebサイトを目指しました。
Webサイトから会員マイページや予約画面へ自然に進めるよう、サービス紹介と予約導線を一体で設計しています。

特に難易度が高かったのは、予約カレンダーの空き時間を判定する処理です。
予約枠は、トレーナーの出退勤時間、休日、対応可能なサービス、既存予約との重複、トレーナーの稼働人数、コンディショナーの人数、ベッドの利用状況などをもとに、15分単位で計算しています。
さらに、受付用のスタッフを必ず一人確保するという店舗固有の条件も組み込みました。
サービスを連続して予約する場合には、前半と後半で異なるサービスやトレーナーを選択できるため、それぞれの時間帯について条件を判定しています。