某製造業企業 証明書申請・発行システム構築

証明書の申請受付から内容確認、承認、ファイル送付までの業務をWeb上で完結させたいというご要望でした。
証明書は製造拠点や規格ごとに異なるため、申請内容に応じて担当者を振り分け、担当範囲外の情報は表示しない管理方法も必要でした。
また、承認された証明書を誰でも繰り返し取得できる状態にせず、申請者本人だけが一定期間内にダウンロードできる仕組みが求められました。

利用者が対象の証明書を選択し、会社名、氏名、部署名、メールアドレスを入力して申請できるシンプルな導線をご提案しました。
申請後は対象拠点の担当者へ自動通知し、専用画面から承認または却下できるワークフローを構築。承認時には有効期限付きの専用URLを発行し、申請者へメールで通知します。
ダウンロード時にはPDFへ固有の発行番号を自動で付与し、申請情報とダウンロード日時を記録することで、発行後の追跡も可能にしました。

申請、承認、通知、PDF加工、ダウンロード、履歴管理を一つのワークフローとして構築した点が大きな特徴です。
担当者は自分が担当する拠点の申請だけを確認でき、承認すると有効期限付きのダウンロードURLが自動発行されます。
申請者がPDFを取得する際には、システムが固有の発行番号を追加。発行した書類と申請者、ダウンロード日時を関連付けて記録することで、証明書の発行状況を追跡できます。

証明書申請 / 日本語・英語対応 / 拠点別担当者管理 / 申請内容確認 / 承認・却下 / メール通知 / 有効期限付きURL発行 / ワンタイムダウンロード / PDF発行番号付与 / PDF透かし加工 / ダウンロード履歴 / 申請履歴検索 / CSV出力 / 証明書管理 / 拠点管理 / 規格・区分管理 / 管理者・担当者管理 / 権限管理

メールサーバー連携 / PDF生成・加工ライブラリ連携
外部の基幹システムやAPIとの連携は、確認したソースにはありませんでした。

管理者がPDFを登録した時点で配布用ファイルを生成しておき、ダウンロード時には発行番号の追加処理だけを行う構成としました。
加工後のPDFは新しいファイルとしてサーバーへ蓄積せず、その場で生成したデータを利用者へ返すことで、発行件数が増えた場合の保存容量を抑えています。
担当者ごとに対象拠点の申請だけを表示し、申請履歴は条件検索やCSV出力に対応。日常的な確認作業や集計作業を行いやすくしています。

申請者が操作に迷わないよう、対象書類の確認、申請情報の入力、完了という流れを簡潔にまとめました。
申請者向け画面では必要な情報だけを表示し、担当者向け画面では未処理の申請、承認状況、ダウンロード状況を確認しやすい構成としています。
日本語と英語のどちらでも、同じ手順で申請を完了できる画面設計にしました。

証明書ごとに元のPDF形式やページ数が異なるため、既存PDFのサイズや向きを維持したまま、発行番号を各ページへ追加する処理を実装しました。
承認された申請には推測されにくいトークンと有効期限を設定し、ダウンロード完了後は同じURLを再利用できないよう制御しています。
管理者、拠点担当者、申請者で利用できる機能と閲覧範囲が異なるため、それぞれの認証と権限を分けて構築しました。