会社案内、製品資料、申込要項、報告書。すでにPDFがあると、「これをWebに載せればよい」と考えやすくなります。PDFは印刷しやすく、配布時の形を保てる便利な形式です。一方で、スマートフォンでは読みづらい、検索結果から古い版へ直接入れる、内容を更新しても差し替え忘れる、といった問題も起きます。
私たちの制作でも、PDFをダウンロード資料として残した案件、内容をHTMLへ分解した案件、両方を使い分けた案件がありました。どれが正解かは、資料の見た目ではなく、利用者がその後に何をするかで変わります。
ここでは、PDFを残す、HTML化する、両方を持つ判断と、公開後に古い資料を残さない管理方法を整理します。
形式ではなく、読んだ後の行動から決める
最初に「PDFかHTMLか」を選ぶのではなく、誰が、どこで、何を知り、次に何をするかを確認します。
- 検索から一部の情報だけを探したい
- スマートフォンで読み、フォームや詳細ページへ進みたい
- 印刷して会議や店頭で配りたい
- 決まった版を保存・提出したい
- 表や図を含む全体を同じレイアウトで見たい
検索、閲覧、操作が中心ならHTMLが向きます。配布、印刷、保存する版が重要ならPDFに意味があります。
HTMLへ出した方がよい情報
更新頻度が高い情報、検索される情報、他ページとつながる情報、利用者の行動につながる情報はHTMLで持つと扱いやすくなります。
- 営業時間、料金、募集要項、連絡先など変更される情報
- 製品名、仕様、施設情報など検索入口になる情報
- 問い合わせ、申込、予約へ続く説明
- 見出しやリンクを使って必要箇所へ移動したい長文
- 読み上げ、文字拡大、翻訳など利用環境へ合わせたい情報
紙面を一枚の画像として貼るのではなく、文字、表、画像、注記、リンクへ分け、スマートフォンで読む順序を組み直します。
PDFを残す意味がある情報
PDFは、内容とレイアウトを一つの版として配布・保存する用途に向きます。提出書類、印刷用案内、詳細な報告書など、ページ単位の形に意味がある場合です。
ただし、ダウンロードリンクには資料名、対象、改訂日、容量、形式を添えます。「資料はこちら」だけでは、開く前に内容と新しさを判断できません。
両方持つなら、どちらが正かを決める
概要はHTML、保存・印刷用はPDFという組み合わせもあります。その場合、同じ情報を二重に手で更新すると差分が生まれます。
- HTMLとPDFのどちらを元データとするか
- 価格、日付、連絡先など両方へ出る項目は何か
- 更新時に誰がもう一方を確認するか
- 旧版を削除・保管・転送するルール
- 同じ内容を自動生成できる範囲
完全に同じ内容を二形式で持つ必要があるかも見直します。HTMLは最新情報、PDFは特定時点の正式版など、役割を分けると管理しやすくなります。
ページから消しても、PDFのURLは残る
リンクを外しただけでは、検索結果、メール、SNS、他サイト、QRコードから古いPDFへ入れることがあります。差し替えや終了時には、ファイルURLそのものを確認します。
新しい版へ転送する、終了案内を出す、公開を止める、記録として保管するなど、資料ごとに判断します。ファイル名を毎回変える場合も、古いURLの扱いを忘れないよう一覧に残します。
PDFのアクセシビリティも、別の確認として残す
PDFで公開する場合も、文字が画像だけになっていないか、読み順、見出し、代替テキスト、リンク、文書タイトルなどを確認します。HTMLページに概要や問い合わせ先を用意することで、PDFを開けない環境への入口も作れます。
「PDFだから元の紙面どおり」で終わらせず、Webで公開する資料として、探せる、開ける、読める、次へ進める状態を確認します。
PDFとHTMLを決めるチェックリスト
- 利用者が読んだ後に何をするか確認したか
- 検索・更新・操作が必要な情報をHTMLへ出したか
- 印刷・保存・提出する版としてPDFを残す理由があるか
- 両方持つ場合、元データと更新担当を決めたか
- 資料名、対象、改訂日、容量をリンク付近へ示したか
- 古いPDFの直接URLと検索結果を確認したか
- 終了・差し替え時の削除、転送、保管を決めたか
- PDFを開けない・読みにくい環境への代替があるか
